Klachtenreglement Stichting de Cirkel Raalte                

Niet tevreden? Zeg het ons!

Stichting de Cirkel doet zijn best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Soms gaat er toch wel eens iets mis of kunnen zaken beter. Als dat zo is, willen wij het graag van u horen. Pas dan kunnen wij immers actie ondernemen om verbeteringen aan te brengen. In deze folder staat in het kort wat u kunt doen wanneer u niet tevreden bent over onze stichting.

Suggesties voor verbeteringen?

Het woord ‘klacht’ kan erg zwaar klinken en daarom worden soms ook zaken die verbeterd kunnen worden, niet aan ons gemeld. We horen echter graag suggesties die ons werk kunnen verbeteren. Aarzel niet om ons uw ideeën te geven.

Heeft u een klacht?

Het kan voorkomen dat u niet tevreden bent over één van onze vrijwilligers, coördinatoren of een bestuurslid. Als dat zo is: laat het ons weten! En hebt u daar zelf moeite mee, vraag dan iemand in uw omgeving dat voor u te doen. U kunt er van op aan dat uw klacht vertrouwelijk wordt behandeld.

Het is echter vaak het beste om uw klacht eerst te bespreken met degene op wie uw klacht betrekking heeft of met een coördinator als het over een vrijwilliger of een bestuurslid gaat. Misschien kunt u in een gesprek tot een oplossing komen. Als dit gesprek geen bevredigende oplossing biedt,  kunt u uw klacht indienen bij het bestuur van Stichting de Cirkel. Het bestuur kan dan de klachtencommissie bijeenroepen. Deze klachtencommissie bestaat uit twee personen die niet bij de klacht betrokken zijn. Zij nemen contact met u op om u uit te nodigen voor een gesprek.

Hoe dient u een klacht in?

U kunt mondeling, schriftelijk of online een klacht indienen. Hiervoor zijn klachtenformulieren verkrijgbaar bij de coördinatoren. Maar u kunt ook een brief schrijven. Het adres is:

Bestuur van Stichting de Cirkel t.a.v. de secretaris
Monumentstraat 57b
8102 AK Raalte

Zet uw naam, adres en telefoonnummer in de brief en schrijf zo duidelijk mogelijk op wat er is gebeurd. Vergeet niet de naam van de vrijwilliger, coördinator of bestuurslid waar het om gaat, te vermelden. Als u het moeilijk vindt om uw klacht op te schrijven, dan kunt u hulp vragen van een medewerker van Stichting de Cirkel.

Klik hier voor een meldingsformulier klachten. Dit formulier kunt u printen en daarna invullen.

Klik hier om online een meldingsformulier klachten in te vullen en te versturen.

Hoe gaat het verder?

De belangrijkste punten uit dit reglement:

• Zo snel mogelijk, zo mogelijk binnen een week, bevestigen we de ontvangst van uw klacht. U hoort dan ook de naam van degenen die uw klacht gaan onderzoeken. Als u wilt, volgt er een gesprek. Daarbij kunt u nog eens duidelijk vertellen wat er aan de hand is. Er zal worden geprobeerd, en als u dat wenst samen met de medewerker waarover u een klacht heeft, een goede oplossing te vinden.
• Als tot een bevredigende oplossing wordt gekomen dan wordt dit binnen 6 weken schriftelijk aan u bevestigd en daarmee is de procedure dan beëindigd.
• Als u niet tevreden bent over de afhandeling, kunt u de klacht voorleggen aan de Klachtencommissie van VPTZ Nederland. VPTZ Nederland is de overkoepelende organisatie van alle stichtingen die zich met hospicezorg of terminale thuiszorg bezighouden.

Klachtencommissie VPTZ Nederland
P/a Barchman Wuytierslaan 10
3818 LH  Amersfoort
Een klacht kan ook per e-mail ingestuurd worden: info@vptz.nl

Landelijke klachtencommissie VPTZ Nederland

De landelijke klachtencommissie VPTZ Nederland is een onafhankelijke commissie waarvan de leden benoemd zijn door de ledenraad en het bestuur van VPTZ Nederland. De leden hebben een juridische achtergrond of een achtergrond in het vrijwilligerswerk, de zorg of het cliëntenbeleid.

De eerste vraag die de commissie zich stelt, is of zij ontvankelijk is voor de klacht die u indient. Als dat zo is, onderzoekt de commissie de zaak en praat zo nodig met u en met de betrokken vrijwilligers/coördinatoren/bestuursleden van Stichting de Cirkel. Vervolgens doet zij uitspraak over de zaak. Deze uitspraak betreft het gegrond of ongegrond verklaren van uw klacht met bijbehorende onderbouwing. Als het mogelijk en nodig is, geeft de commissie bij haar uitspraak één of meer aanbevelingen over te treffen maatregelen.

Het is de bedoeling dat binnen tien weken na het in behandeling nemen van de klacht een uitspraak wordt gedaan. Als het langer duurt, krijgt u daarvan bericht. Als de commissie een uitspraak doet, krijgt u die uitspraak op papier.

Binnen een maand na de uitspraak van de commissie laat het bestuur van Stichting de Cirkel u weten of en zo ja welke maatregelen worden getroffen om herhaling van uw klacht te voorkomen. Als er geen maatregelen worden genomen op basis van de aanbevelingen, wordt beargumenteerd waarom men deze niet neemt.

Tegen een uitspraak van de klachtencommissie kan geen beroep worden aangetekend. Mocht u besluiten om zelf een gerechtelijke procedure te starten, dan stopt de procedure van de landelijke klachtencommissie.

Aan de klachtenprocedure zijn voor u geen kosten verbonden.